Asistente Técnico Administrativo de Sub-Oficina

RESUMEN DE LA POSICIÓN:El propósito de la posición es asistir los procesos administrativos, operativos, de contabilidad y financieros de la organización. FUNCIONES ESENCIALES: Soportar y apoyar los procesos administrativos, operativos, de contabilidad y financieros gestionados en la sub-oficina de HIAS en Puerto Ordaz, de acuerdo con los lineamientos y políticas de la organización. Preparar en conjunto con el liderazgo de la sub-oficina las solicitudes de fondos de los proyectos, y las procesa con el Departamento de contabilidad y finanzas nacional, según los lineamientos y en los tiempos establecidos. Apoyar al personal de la sub-oficina en la identificación y gestión de las necesidades administrativas, financieras y logísticas para la realización de actividades. Informar y orientar al personal de la sub-oficina sobre los procesos de compra y contratación, solicitudes de gastos de viaje, adquisición de materiales e insumos para actividades, procesos de rendición de gastos, entre otros, para que se realicen de forma correcta. Procesar y documentar según los lineamientos de la organización las rendiciones de los gastos (rendición de gastos, procesos de compra, logísticos, otros), y los pagos a los proveedores. Revisar los documentos administrativos, logísticos, contables y financieros para asegurar que cumplen con las disposiciones del país: facturas y demás documentos fiscales, otros. Realizar el seguimiento a la asignación y ejecución del presupuesto de los proyectos en conjunto con el liderazgo de la sub-oficina, y elevar las alertas de sub y sobre ejecución. Apoyar en las conciliaciones de presupuestos de los proyectos que así lo requieran. Soportar la gestión administrativa y operativa de los procesos de compra y contratación de servicios (identificación de proveedores, solicitudes de cotización, procesamiento, entre otros). Identificar y gestionar administrativamente la solución de las necesidades de equipos e infraestructura de la sub-oficina en coordinación con el liderazgo del equipo nacional (finanzas, operaciones, programas, otros). Reportar al liderazgo de la sub-oficina y al equipo nacional novedades, necesidades y retos referente al área administrativa. Enviar, recibir, archivar y mantener actualizada la información y documentación de los procesos administrativos, operativos, de contabilidad y financieros de la sub-oficina. Preparar informes que le sean solicitados. Cualquier otra función inherente a las responsabilidades y objetivos del cargo. CUALIFICACIONES Y REQUERIMIENTOS: Profesional/Técnico Superior Universitario en Administración de Empresas, Contabilidad o similares. Dos años de experiencia en una responsabilidad similar. Manejo de computadoras bajo ambiente Windows. Manejo de Office, Excel (indispensable) Habilidades de comunicación oral y escrita Capacidad de trabajo en equipo. Capacidad organizativa. Capacidad de trabajar bajo presión. PROCESO DE SELECCIÓN: HIAS está comprometida con un proceso de selección justo y respetuoso, y hace su mejor esfuerzo para responder a cada candidato/a. Priorizamos la comunicación y transparencia con todos/as los/as candidatos/as, incluso aquellos que no avanzar en el proceso. A continuación, se describe un resumen del proceso de selección: Paso 1: Presentar/enviar su aplicación Paso 2: Conversación telefónica inicial con un/a reclutador/a Paso 3: Aplicación de Prueba Técnica Paso 4: Entrevista con el/la líder del proceso/Panel de empleados/as de HIAS (virtual o presencial) Step 5: Comprobación de referencias Step 6: Oferta Step 7: Empieza tu viaje profesional con HIAS Nota: Algunos de nuestros procesos de selección y contratación varían y no todos los/as candidatos/as avanzarán a cada paso. HIAS: HIAS es una comunidad de aprendizaje, comprometida con la diversidad y la inclusión. Hacemos nuestro trabajo con integridad, rendición de cuentas, transparencia y con compromiso, con los más altos estándares éticos. Buscamos empleados de diversos orígenes y experiencias de vida para unirse a nuestros equipos. Se alienta a postularse a personas con discapacidades, personas de la comunidad LGBTQ+ y personas con experiencias de desplazamiento forzado o inmigración. Estamos comprometidos a construir una fuerza laboral diversa que refleje nuestra visión, misión y valores. VISIÓN: HIAS representa un mundo en el que los refugiados encuentran acogida, seguridad y oportunidades. MISIÓN: Basándose en nuestros valores e historia, HIAS brinda servicios vitales a personas refugiadas y solicitantes del estatus de refugiado en todo el mundo, y aboga por sus derechos fundamentales para que puedan reconstruir sus vidas. VALUES: Acogimiento Acogemos al extranjero Justicia Perseguimos la Justicia Empatía Abordamos a nuestros participantes con empatía Compañerismo Creemos en cambiar el mundo a través de la asociación Coraje Actuamos con coraje para construir un mundo mejor Resiliencia Nos adaptamos y sobreponemos, demostrando continuamente nuestra resiliencia DIVERSIDAD: HIAS está comprometida con un lugar de trabajo diverso e inclusivo. Como empleador que ofrece igualdad de oportunidades, todas las personas calificadas que apliquen serán consideradas para el empleo sin distinción de origen étnico, credo religioso, edad, sexo, género, orientación sexual, discapacidades, condición médica, estado civil u orientación política. SALVAGUARDA: HIAS está comprometida con la protección de niños y niñas, de las personas adultas vulnerables y cualquier otra persona de cualquier daño causado directa o indirectamente por su contacto con HIAS. No toleraremos la explotación sexual, el abuso o cualquier forma de abuso o negligencia infantil por parte de nuestro personal o personal asociado. Se espera que todo/a candidato/a al que se le ofrezca un trabajo en HIAS, firme y se adhiera al Código de Conducta y a las Políticas de Salvaguarda de HIAS. Todas las ofertas de empleo estarán sujetas a referencias satisfactorias y controles de selección adecuados.